Projet of cataloging through descriptors consultations series in current public archives

 

Authors
Toledo Díaz, Edison Yamir
Format
Article
Status
publishedVersion
Description

The report analyses some useful remarks for the implementation and accomplishment of cataloging projects by descriptors, about the information that is inside documents in consultations and answers series of current public archives. These ideas are tackled by a systemic approach. After explaining the first results gained in the project by Pons Seguridad Vial society inside a Spanish Public Administration, the report concludes with the importance of differentiating the key information inside the vast informative volume of an institution. Thus the efficiency prevails in information retrieval and the speed takes priority over reuse of information. The relevance and the potential of consultations series in current archives are emphasized for the implementation of these kind of projects, that they should not replace regular archival processing.
Este informe describe el proceso para la implementación y realización de proyectos de catalogación por descriptores, de la información contenida en documentos de series de expedientes de consultas y respuestas en archivos de gestión de instituciones públicas. Estas consideraciones se abordan con un enfoque sistémico. Después de explicar los primeros resultados obtenidos en la ejecución del proyecto por la empresa Pons Seguridad Vial en una institución de la Administración pública española, el informe concluye con la importancia de discriminar la información clave dentro del gran volumen informativo del que dispone una institución. De esta forma, prima la eficiencia en la recuperación de la información y la rapidez con la que está disponible para su reutilización. También se destacan la trascendencia y potencialidades que brindan las series documentales de expedientes de consultas y respuestas en archivos de gestión para llevar a cabo este tipo de proyectos, que en nada pueden sustituir los procesos archivísticos ordinarios. 

Publication Year
2016
Language
spa
Topic
Information systems
current records
archives automation
series description
finding aids
cataloguing
Sistemas de información
archivos de gestión
automatización de archivos
descripción de series documentales
instrumentos de consulta
catalogación
Fuente
Portal de Revistas UCR
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https://revistas.ucr.ac.cr/index.php/eciencias/article/view/25656
Derechos
openAccess
Licencia
Derechos de autor 2017 Edison Yamir Toledo Díaz