Análisis de la gestión en los procesos de planificación aplicados por la Unidad de Investigación, Planificación y Evaluación Regional del Instituto Mixto de Ayuda Social-Heredia, empleados para el cumplimiento de las metas regionales en Heredia, periodo 2019 - Elizondo Valverde, Josebeth (2022)
El presente informe final de investigación en modalidad de proyecto se estableció como una propuesta de carácter aplicable en la Unidad de Investigación, Planificación y Evaluación Regional de Heredia (UIPERH), por medio de una estrategia para el mejoramiento en la gestión de los procesos de planificación desempeñados por la Unidad. Lo antepuesto, con la intención de solventar las debilidades identificadas en el quehacer de la UIPERH, desde la perspectiva de la disciplina en Planificación Económica y Promoción Social. En consecuencia, se construyó la estrategia para el fortalecimiento de los procesos de planificación de la Unidad de Investigación, Planificación y Evaluación Regional de Heredia. Se llevó a cabo a través de una metodología participativa, el equipo de investigación asumió un rol facilitador, trabajando de manera conjunta con los funcionarios de la Unidad; de esta forma los colaboradores lograron identificar las áreas de mejora y a su vez, las opciones de atención que se plasmaron en la propuesta. Debido a lo anterior, el proceso investigativo se caracterizó por ser participativo en la obtención de información, desarrollando herramientas y ajustando su aplicación a los lineamientos de virtualidad requeridos. Por lo tanto, para alcanzar los hallazgos relevantes, se realizó una serie de entrevistas semiestructuradas para conocer las funciones, los procesos de planificación en materia de lineamientos estratégicos, objetivos, manejo del recurso humano, y el desarrollo de tareas para coadyuvar con las metas regionales y las áreas de mejora en los procesos de gestión realizados, los cuales identificaron los funcionarios. Dicho acercamiento, permitió conocer el quehacer institucional, que marcó la línea base de la situación problemática. En las primeras entrevistas realizadas a las jefaturas, se identificó que las funciones de la UIPER no se encuentran establecidas de manera consolidada en un documento formal, donde se detallen las funciones o exista un manual de procesos que establezca y describa las líneas de acción de la Unidad. Sin embargo, se identificó un manual único y perfiles de puesto de los funcionarios de la UIPER, donde se visualizaron algunas tareas. Adicionalmente, los funcionarios expresaron que las directrices sobre el quehacer de la Unidad, pueden venir de diferentes departamentos de la sede regional; pasando por la Subgerencia de Desarrollo Social, por lo tanto, de acuerdo con las jefaturas de la Unidad, el IMAS no tiene funciones específicas establecidas en documentos formales para la UIPER. En relación con las entrevistas realizadas a las gestoras de proyectos, se logró identificar falencias o debilidades en temas de comunicación, capacitaciones del equipo de trabajo, falta 6 de claridad en los lineamientos, duplicidad de tareas, falta de eficiencia en el tiempo de respuesta y la evaluación realizada. Por lo cual, se realizó un taller participativo llamado FOAR para corroborar y ahondar en los datos recolectados en las entrevistas y con ello, obtener un contexto de la situación, referente a la gestión de procesos ejecutados por la Unidad y sus posibles opciones de mejora. En el cual se trabajó en conjunto con los funcionarios para identificar Fortalezas, Oportunidades, Aspiraciones y Resultados. En relación con las fortalezas, se encontraron: liderar los procesos de elaboración de diagnósticos y del plan de trabajo, verificar que el personal a cargo realice sus labores, revisar el estado de resoluciones de solicitudes de beneficios y determinar la cobertura de necesidades de la población objetivo, entre las más relevantes. Por su parte, en las oportunidades acentuaron: mejorar la participación activa en acciones de articulación, integración y concentración para la elaboración del Plan Estratégico; promover una mejor comunicación interpersonal en la UIPER, así como con otros departamentos y a su vez con las demás unidades locales. Asimismo, se visualizó mejorar la tarea de determinar las necesidades de capacitación a nivel organizacional en las regiones, debido a la articulación que se debe desarrollar entre las unidades regionales y locales, y el resto de instituciones relacionadas para promover bienestar en los determinados territorios. Una vez establecidos los datos, el análisis y las opciones de mejora aplicables al contexto de la Unidad, se desarrolló la propuesta del presente proyecto de investigación, la cual se estructura como una Estrategia Integrada de Gestión basada en objetivos, con sustento teórico y metodológico y de carácter medible, que orientó el proceso de intervención en la institución en cuanto a mejorar la gestión desarrollada en los procesos de planificación ejecutados por la Unidad de Investigación, Planificación y Evaluación Regional de Heredia.