Análisis administrativo del Departamento de Cuentas por Pagar y las áreas involucradas en la tramitación de las facturas por compras nacionales de Frutas del Mundo en el periodo 2017-2019 - Quesada Azofeifa, Wendy Elízabeth (2019)
Título del Proyecto: Análisis administrativo del Departamento de Cuentas por Pagar y las áreas involucradas en la tramitación de las facturas por compras nacionales de frutas del mundo en el periodo 2017 – 2019. Elaborado: Wendy Elizabeth Quesada Azofeifa. Grettel Ivania Zúñiga Calvo. Problema: ¿Cuál es el proceso administrativo del Departamento de Cuentas por Pagar y las áreas involucradas en la tramitación de las facturas por compras nacionales, para la obtención de una mejora en el procedimiento de la factura que permita un crecimiento organizacional en la empresa Frutas del Mundo? Objetivo General: Analizar el proceso administrativo del Departamento de Cuentas por Pagar y las áreas involucradas en la tramitación de las facturas por compras nacionales de Frutas del Mundo, con la finalidad de una mejora en el procedimiento de la factura que permita un crecimiento organizacional actual, durante el periodo 2017-2019. Objetivo Específicos: 1. Examinar los procedimientos llevados a cabo para el cumplimiento de pago a proveedores a través de un estudio descriptivo del proceso que involucra el curso de las facturas de las compras de producto nacional y del Departamento de Cuentas por Pagar de Frutas del Mundo, con la finalidad de detallar las posibles deficiencias del proceso, durante el periodo 2017-2019. 2. Identificar los riesgos que existen en la recopilación, registro y generación de saldos de Cuentas por Pagar por medio del análisis de las conciliaciones realizadas entre los departamentos de Cuentas por Pagar y el Departamento de Contabilidad de Frutas del Mundo, para la obtención del estado real de las cuentas durante el periodo 2017 - 2019. 3. Mostrar el costo y el tiempo de los inconvenientes en la gestión de los documentos, a través de un análisis de gastos del personal involucrado en la tramitación de facturas, que determinar la pérdida de liquidez de Frutas del Mundo, en el periodo 2019. Duración del proyecto: El proyecto consiste en los años de estudio del 2017 al 2019. Metodología: Esta es una investigación descriptiva ya que se busca especificar propiedades y características importantes de cualquier fenómeno que se analice. Recolección de los datos Para la recolección de datos se aplican instrumentos como: Entrevista, Lista de Chequeo, Matriz de Comparación y Guía de Observación. Análisis General: Al aplicar los instrumentos para la obtención de información, se logra identificar el manejo administrativo que se le da a las facturas por compras nacionales de Frutas del Mundo. Se realiza un recorrido por todos los departamentos involucrados en el manejo de las mismas, hasta que estas llegan al Departamento de Cuentas por Pagar y se procede a cumplir con la responsabilidad de pago. Conclusión General: Considerando lo obtenido a través de la aplicación de las herramientas asignadas, se concluye que las facturas son manipuladas por varias estaciones antes de llegar al Departamento de Cuentas por Pagar. Todos los involucrados conocen las normas que estas facturas deben cumplir, sin embargo, específicamente en el departamento de recepción de productos, no se cumplen por errores humanos, pero es importante considerar que la cantidad de facturas es bastante para la cantidad de personas que se encargan de esta labor. Recomendación General: Es recomendable mejorar los sistemas y otorgar a los colaboradores herramientas que faciliten los procedimientos. No es algo nuevo, ya los recursos han sido solicitados sin embargo no han sido proporcionados y sí son necesarios. De manera general se recomienda la elaboración de manuales de requerimientos para cada área en específico. Es importante poner límites a los proveedores, con la facturación electrónica, estos entregan mercancía sin documento copia, esto atrasa y complica la recepción. En general se insta a todos los departamentos a realizar una revisión previa al envío de las facturas para el pago correspondiente.