Elaboración de un manual de procedimientos para la gestión de documentos en PDF firmados digitalmente
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| Formato: | proyecto fin de carrera |
| Fecha de Publicación: | 2019 |
| Descripción: | En agosto del 2005 se promulgó la Ley 8454 de Certificados, firmas digitales y documentos electrónicos, sin embargo la Universidad de Costa Rica, hasta en el 2014, aprobó la Directriz AUROL-2: Elaboración de cartas, circulares y memorandos oficiales, que contemplaba la posibilidad de utilizar la firma digital, pero su aplicación se dio formalmente a inicios del 2017, cuando la Vicerrectoría de Docencia empezó a recibir y enviar documentos firmados digitalmente y a comunicarlos a través de una cuenta oficial docencia@ucr.ac.cr), que se convirtió en la ventanilla única digital. Con ello se dio inicio a una nueva forma de gestionar documentos en la Vicerrectoría de Docencia y por ende, en la Universidad de Costa Rica y en ese sentido, desde la propia Vicerrectoría, se ha venido liderando la aplicación de nuevas tecnologías, entre ellas la firma digital, pues justamente ha creado las condiciones propicias para que las autoridades académicas la adquieran y utilicen, con el objetivo de facilitar diversos trámites. Todo ello implica, necesariamente, establecer de manera formal, los procedimientos que regulen las operaciones que deben ejecutarse, de allí que se propuso el desarrollo de un manual que abarcara los principales elementos que intervienen en la gestión de documentos digitales, a través de una práctica dirigida y de la cual se presenta el correspondiente informe. Inicialmente la propuesta consistió en elaborar un manual exclusivo para la Vicerrectoría de Docencia de la Universidad de Costa Rica, sin embargo, luego se determinó la conveniencia de que el mismo tuviera un alcance general, que pudiera ser aplicado, luego de las adaptaciones correspondientes, en otras unidades académicas y administrativas de la misma Universidad, así como en otras instituciones, empresas e incluso a nivel personal. De lo anterior surge el Manual de procedimientos para la gestión de documentos en PDF firmados digitalmente, que contiene los elementos esenciales que deben tenerse en cuenta. Así pues, el manual dispone de un amplio glosario; un listado de la normativa que regula el uso de la firma digital; la descripción de los procedimientos para la producción y envío, así como la recepción y tramitación de documentos firmados digitalmente; además, una descripción general de los elementos archivísticos, informáticos y humanos que deben considerarse. Para elaborar el manual, se tomó como caso de estudio la Vicerrectoría de Docencia, para lo cual fue necesario realizar un diagnóstico de la gestión de los documentos físicos; la identificación del flujo documental digital una vez que se implementó el uso de la firma digital y se determinaron los elementos archivísticos, informáticos y humanos que intervienen en el proceso. Igualmente, como parte de la práctica dirigida, se brindaron charlas de capacitación referentes al uso de la firma digital a partir de la experiencia de la Vicerrectoría de Docencia y de las cuales, surgieron muchos insumos que fueron tomados en cuenta en la elaboración del manual. Con la presentación y divulgación del manual, se espera brindar una contribución, a nivel nacional, en el mejoramiento de la gestión de documentos, particularmente de los electrónicos. |
| País: | Kérwá |
| Institución: | Universidad de Costa Rica |
| Repositorio: | Kérwá |
| OAI Identifier: | oai:kerwa.ucr.ac.cr:10669/79825 |
| Acceso en línea: | https://hdl.handle.net/10669/79825 |
| Palabra clave: | Archivística Firma Digital Documentos electrónicos Digitalización Ventanilla única digital |